Enregistrer des réunions planifiées avec Wave
Activez un interrupteur sur un événement de calendrier et le bot de Wave rejoint l'appel, l'enregistre, et vous laisse le résumé prêt une fois terminé.
Dernière mise à jour:
Une fois votre calendrier connecté, chaque réunion à venir avec un lien Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams reçoit un interrupteur d'enregistrement dans l'application mobile Wave et dans Wave for Web. Activez-le et Wave envoie un bot dans cet appel. Il enregistre, transcrit et résume sans que vous ayez rien d'autre à faire. Si vous n'avez pas encore lié de calendrier, commencez par connecter votre calendrier.
Les bots sont planifiés depuis votre téléphone ou le web. L'application de bureau Wave n'envoie jamais de bot : elle enregistre plutôt l'audio de votre ordinateur localement (voir ci-dessous).
Activer l'enregistrement pour une réunion
La fiche de détails affiche aussi votre réponse à l'invitation, l'organisateur, la liste des participants, un bouton Join meeting et Open in calendar. Pour désactiver une réunion planifiée, ouvrez-la et désactivez Record this meeting.
Les événements sans lien de réunion compatible ne peuvent pas recevoir de bot. L'agenda sur téléphone les marque No meeting link (ou Link not supported pour d'autres plateformes), et la liste web affiche No meeting link sans interrupteur. Enregistrez-les vous-même avec le bouton d'enregistrement à la place.
Réunions récurrentes
Activez un événement qui se répète et Wave vous demande si le changement s'applique à toute la série.
- Sur mobile, le message est Record this series?. Choisissez This event only ou This and future events. Désactiver l'enregistrement demande Stop recording this series? avec les mêmes deux choix.
- Sur le web, le message est Apply to whole series? (ou Stop the whole series?), avec Just this one et Apply to whole series (ou Stop the whole series).
Choisir l'option série met à jour toutes les occurrences futures d'un coup.
Enregistrer automatiquement chaque réunion
Plutôt que d'activer les réunions une par une, activez l'enregistrement automatique et Wave rejoint chaque réunion de votre calendrier ayant un lien Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams :
- iPhone & Android : dans l'onglet Calendar, touchez l'icône de curseurs en haut à droite pour ouvrir Recording Settings, puis sous Auto-record, activez Automatically record meetings.
- Web : sur la page Calendar, cliquez sur Calendar settings, puis sous Joining meetings, activez Join every meeting automatically.
Les événements sans lien compatible sont ignorés. Vous pouvez toujours désactiver une réunion en particulier pendant que l'enregistrement automatique est actif.
Désactiver à nouveau l'enregistrement automatique annule ce qui était prévu. La confirmation sur téléphone les compte pour vous ("This cancels 3 recordings Wave has scheduled for your upcoming meetings"). Pour les réunions Google et Outlook, cela inclut celles que vous aviez activées individuellement, donc réactivez-les ensuite. Les réunions Apple Calendar que vous aviez activées vous-même restent planifiées.
Changer le nom du bot
Le bot apparaît dans la liste des participants sous un nom que vous choisissez. Définissez-le une fois et il s'applique à chaque réunion que Wave rejoint depuis votre calendrier : "This name appears when Wave joins a meeting."
- iPhone & Android : onglet Calendar, icône de curseurs, Recording Settings, sous Wave in your meetings, Name shown in meetings.
- Web : page Calendar, Calendar settings, sous Joining meetings, Name shown in meetings.
Laissez-le vide et le bot rejoint sous le nom par défaut de Wave.
Choisir l'apparence du bot
Par défaut, le bot rejoint caméra éteinte, de sorte que les participants voient son nom et rien d'autre. Si vous préférez qu'il affiche quelque chose, Bot appearance ("What people in the meeting see when your Wave bot joins.") définit ce qui remplit la vignette vidéo du bot :
- None (name only) : l'option par défaut. Pas de vidéo, juste le nom.
- Une des six vignettes intégrées : Wave logo, Wave light, Recording mic, Taking notes, Recording notice, ou Discreet dot. Recording notice est une simple carte « cet appel est enregistré » ; Discreet dot est l'option la plus discrète qui donne quand même une vignette au bot.
- Your image : touchez Upload an image et choisissez un logo, une photo de profil, ou autre chose. Wave l'ajuste à la vignette grand écran, et vous choisissez Fill the frame (recadre pour remplir) ou Fit with background (l'image entière sur un fond assorti), puis Use this image.
Où le trouver :
- iPhone & Android : onglet Calendar, icône de curseurs, Recording Settings, sous Wave in your meetings, Bot appearance.
- Web : page Calendar, Calendar settings, sous Joining meetings, Bot appearance.
Le nom et l'apparence sont enregistrés sur votre compte, donc ils s'appliquent à chaque bot par la suite, y compris les bots que vous envoyez par lien. Les réunions pour lesquelles un bot est déjà planifié sont aussi mises à jour ("Updated for 3 upcoming meetings."), mais une réunion sur le point de commencer garde l'apparence précédente.
Recevoir les notes par e-mail à la fin de la réunion
Le même écran de réglages comporte deux interrupteurs d'e-mail (Notes by email sur mobile, Email sur le web) :
- Send notes to myself : "Get meeting notes in your inbox." Wave vous envoie les notes par e-mail à l'adresse de votre compte dès que chaque enregistrement termine son traitement. Cela fonctionne comme Auto-send completed sessions sous Settings → Auto-share, et couvre aussi vos autres enregistrements, pas seulement les réunions. Si les deux sont actifs, vous recevez une seule copie.
- Send notes to all attendees : "Share notes with everyone in the meeting." Pour les réunions enregistrées par le bot Wave depuis votre calendrier, Wave lit la liste des participants sur l'événement et envoie le résumé par e-mail à chaque personne dès la fin du traitement. Ils n'ont pas besoin d'un compte Wave. Voir Wave Guests.
Suivre le bot pendant la réunion
Sur iPhone et Android, une barre apparaît en bas de l'application dès qu'un bot est actif, affichant le nom de la réunion, son statut et un chronomètre en cours. Le statut indique Joining…, In waiting room, In the meeting (a rejoint, pas encore en train d'enregistrer), ou Recording. Touchez la barre pour voir le Meeting link, le Name in the meeting, et l'heure Started.
Touchez Stop pour retirer le bot avant la fin. Wave demande "Stop recording this meeting?" et précise "Wave leaves the meeting. What has been recorded so far is kept."
Sur l'onglet Calendar, la pastille de la réunion suit l'évolution : Recording, puis Processing…, puis Notes ready. Touchez Notes ready pour ouvrir les notes.
Laisser entrer le bot
Le bot rejoint la réunion à l'heure de début. Si la réunion a une salle d'attente ou un sas, admettez-le comme n'importe quel invité ; il apparaît sous le nom que vous avez choisi. Si personne ne l'admet dans un délai d'environ 10 minutes, il abandonne et quitte la réunion. Il quitte aussi de lui-même quand l'hôte le retire, quand la réunion se termine, ou quand tout le monde est parti, et l'enregistrement est traité automatiquement.
Sur Zoom, Wave enregistre avec la permission de l'hôte. Si les réglages Zoom de l'hôte bloquent l'enregistrement, le bot peut rejoindre mais ne peut pas enregistrer.
L'application de bureau enregistre localement à la place
L'application de bureau Wave n'envoie pas de bots. Elle surveille votre calendrier localement et, deux minutes avant le début d'un événement, affiche une invite avec le nom de la réunion et un compte à rebours. Join meeting (& record with Wave) ouvre le lien et démarre l'enregistrement sur votre ordinateur ; Record démarre l'enregistrement sans ouvrir le lien ; Dismiss ferme l'invite. More options ajoute Join without recording. L'invite disparaît d'elle-même au bout de deux minutes et reste silencieuse pendant que vous enregistrez déjà. Pour la désactiver, désactivez Remind me before calendar meetings start sous Notifications & reminders dans les réglages de l'application de bureau.
Rien ne rejoint l'appel. Voir Wave for Mac, Windows & Linux.
FAQ
Les bots de réunion nécessitent un abonnement actif. Sans abonnement, activer une réunion ne fonctionne pas durablement : le web affiche "An active subscription is required to use meeting bots.", et l'application remet l'interrupteur à zéro avec "Couldn't update the recording. Try again." Synchroniser votre calendrier et voir vos événements est gratuit. Voir forfaits et tarifs.
Admettez-le comme n'importe quel invité. Si personne ne le laisse entrer dans un délai d'environ 10 minutes, il quitte, et la réunion affiche Needs attention avec "Wave timed out in the waiting room".
Certaines réunions n'autorisent pas les participants externes : un Google Meet limité à l'organisation de l'hôte, une réunion Teams pas encore ouverte aux participants externes, une réunion verrouillée ou complète, ou une réunion Zoom nécessitant une inscription. Wave indique la raison sur la réunion quand cela se produit. Pour ces réunions, enregistrez depuis votre ordinateur avec l'application de bureau Wave à la place.
Votre connexion au calendrier a probablement expiré. L'onglet Calendar sur mobile affiche une bannière pour chaque compte qui a cessé de se synchroniser (par exemple Google Calendar stopped syncing, "you@example.com stopped syncing.") avec un bouton Reconnect pour ce compte, l'application de bureau affiche la même chose sur l'écran d'accueil et la page Calendar, et la page Calendar web affiche une bannière "needs to be reconnected" avec Reconnect. Se reconnecter restaure la liste des événements. Vérifiez ensuite que les réunions que vous aviez activées individuellement le sont toujours.
Non. Le bot de réunion rejoint uniquement Zoom, Google Meet et Microsoft Teams. Pour Webex, un pont téléphonique, ou toute réunion que le bot ne peut pas rejoindre, enregistrez depuis votre ordinateur avec l'application de bureau Wave, qui capture l'audio de l'appel localement sans que rien ne rejoigne la réunion.
Non. La notification sur votre téléphone avant une réunion de calendrier, demandant si Wave doit l'enregistrer, ne peut pas être désactivée. Vous contrôlez l'enregistrement par événement ou par série, ou pour tout à la fois avec Automatically record meetings. Dans l'application de bureau Wave, l'invite de réunion de deux minutes est distincte : désactivez Remind me before calendar meetings start sous Settings → General → Notifications & reminders.
Ils n'y sont pas. Le nom du bot, son apparence, l'enregistrement automatique et les interrupteurs d'enregistrement par événement se gèrent depuis l'onglet Calendar sur votre téléphone ou sur app.wave.co, et s'appliquent à l'ensemble de votre compte. L'application de bureau enregistre elle-même l'audio de votre ordinateur et n'envoie jamais de bot, donc elle n'a aucun réglage de bot.
Oui. Collez le lien à la place. Voir enregistrer n'importe quelle réunion par lien.
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Enregistrer n'importe quelle réunion par lien
Collez un lien Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams et Wave envoie un bot enregistrer cette réunion — aucune connexion au calendrier n'est nécessaire.