Wave Guests
Envoyez le résumé de la réunion par e-mail aux personnes conviées — automatiquement, dès que l'enregistrement a fini d'être traité.
Les Guests sont les personnes de l'invitation à la réunion qui reçoivent le résumé par e-mail une fois votre enregistrement traité. Vous les sélectionnez dans la liste des participants de l'événement du calendrier — pas besoin de copier des adresses ni de rédiger un message de suivi. Les guests n'ont pas besoin de compte Wave.
Wave Guests nécessite un calendrier Google ou Outlook connecté, puisque c'est de là que provient la liste des participants.
Choisir les guests pendant l'enregistrement
Quand un événement du calendrier est en cours, Wave affiche ses participants pour que vous puissiez cocher qui doit recevoir les notes.
Lancez un enregistrement pendant la réunion. Sous Session tools sur l'écran d'enregistrement, appuyez sur Guests.
L'écran Meeting Guests s'ouvre avec l'événement en cours en haut et la liste des participants en dessous — l'Organizer et You ("Vous") sont indiqués.
Appuyez sur toute personne à qui vous souhaitez envoyer l'e-mail. « Checked participants will automatically receive an email with the session recording » ("Les participants cochés recevront automatiquement un e-mail contenant l'enregistrement de la session").
Vos choix sont enregistrés au fur et à mesure que vous appuyez, donc pas de bouton Save à chercher. Fermez l'écran et continuez à enregistrer.
Si vous n'avez pas connecté de calendrier, vous verrez No Calendar Connected avec un bouton Connect Calendar. Si vous en avez connecté un, mais que rien n'est en cours sur votre calendrier en ce moment, vous verrez No Ongoing Meeting.
Les guests n'apparaissent que lorsqu'un événement du calendrier est réellement en cours. Si l'enregistrement ne coïncide pas avec un événement, il n'y a pas de liste de participants à récupérer.
Envoyer un e-mail à tous les participants automatiquement
Si vous préférez ne pas choisir chaque fois, activez un seul réglage et Wave remplit la liste des guests à partir de l'invitation du calendrier pour chaque réunion qu'il enregistre.
Allez dans l'onglet Meetings, ouvrez Calendar & Bot Settings, et sous Email Notifications activez Send notes to all attendees ("Partager les notes avec tous les participants de la réunion").
Ce réglage s'applique par compte, pas par réunion. Il concerne les réunions enregistrées par le bot Wave depuis votre calendrier — pour les enregistrements que vous faites vous-même pendant une réunion, et pour les bots envoyés par lien, cochez les guests manuellement comme décrit plus haut. Votre propre adresse est toujours exclue avant l'envoi des e-mails, donc vous ne recevez jamais de copie en tant que guest de votre propre réunion.
Ce que reçoivent les guests
Chaque guest reçoit un e-mail unique de Wave AI Note Taker à l'adresse support@wave.co, avec pour objet « Your Name shared: Meeting Title » ("Prénom Nom a partagé : Titre de la réunion"). Il contient :
- Le résumé IA de la réunion
- Les action items que Wave a identifiés
- La transcription complète, sauf si vous avez désactivé Include transcript dans Settings → Auto-share
C'est tout ce qui est envoyé. Les guests ne reçoivent que cette réunion et rien d'autre — pas de compte, pas de connexion, pas d'accès continu à votre bibliothèque. Dites aux destinataires d'ajouter support@wave.co à leur liste blanche si l'e-mail n'arrive pas.
FAQ
Non. Le résumé arrive comme un e-mail classique, lisible n'importe où.
Wave retire votre propre adresse — ainsi que toute adresse e-mail alternative associée à votre compte — de la liste des guests, afin que vous ne receviez jamais d'e-mail en tant que guest de votre propre réunion. Pour recevoir chaque session terminée dans votre boîte de réception, activez Auto-send completed sessions dans Settings → Auto-share. Voir l'envoi par e-mail de vos résumés Wave.
Pas via Guests — cette liste provient directement de l'événement du calendrier. Partagez plutôt la session directement : voir partager et exporter vos sessions Wave. Dans Wave Desktop, Send via email dans la fenêtre de partage accepte n'importe quelle adresse que vous saisissez.
Les e-mails aux guests sont envoyés une seule fois, dès la fin du traitement, donc définissez la liste pendant que vous enregistrez encore. Ensuite, partagez la session manuellement pour joindre les personnes que vous auriez oubliées.
Wave ne voit que les participants réellement présents dans l'invitation du calendrier. Une réunion que vous avez créée sans invités, ou un événement synchronisé sans détails sur les participants, affichera « No attendees found for this meeting » ("Aucun participant trouvé pour cette réunion"). Vérifiez que l'événement comporte bien des invités dans Google Calendar ou Outlook, puis rouvrez l'écran.
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