Agendavergaderingen opnemen met Wave
Zet een schakelaar om bij een agenda-afspraak en Wave's bot neemt deel aan het gesprek, neemt het op en zorgt dat de samenvatting klaarstaat zodra je klaar bent.
Laatst bijgewerkt:
Zodra je agenda gekoppeld is, krijgt elke aankomende vergadering met een Zoom-, Google Meet- of Microsoft Teams-link een opnameschakelaar in de Wave mobiele app en in Wave for Web. Zet hem aan en Wave stuurt een bot naar dat gesprek. Die neemt op, transcribeert en vat samen zonder dat jij verder iets hoeft te doen. Heb je nog geen agenda gekoppeld, begin dan met je agenda koppelen.
Bots worden ingepland vanaf je telefoon of via het web. De Wave-desktopapp stuurt nooit een bot: die neemt in plaats daarvan lokaal de audio van je computer op (zie hieronder).
Opname voor één vergadering inschakelen
Het detailscherm toont ook je RSVP, de organisator, de lijst met deelnemers, een knop Join meeting ("Deelnemen aan vergadering") en Open in calendar ("Openen in agenda"). Om een ingeplande vergadering weer uit te zetten, open je die en zet je Record this meeting uit.
Afspraken zonder een ondersteunde vergaderlink kunnen geen bot ontvangen. In de agenda op de telefoon staat dan No meeting link ("Geen vergaderlink") (of Link not supported ("Link niet ondersteund") voor andere platforms), en de weblijst toont No meeting link zonder schakelaar. Neem die zelf op met de opnameknop.
Terugkerende vergaderingen
Zet je een schakelaar om bij een afspraak die zich herhaalt, dan vraagt Wave of de wijziging voor de hele reeks geldt.
- Op mobiel verschijnt de vraag Record this series? ("Deze reeks opnemen?"). Kies This event only ("Alleen deze afspraak") of This and future events ("Deze en toekomstige afspraken"). Opname uitzetten geeft dezelfde keuze bij Stop recording this series? ("Opname van deze reeks stoppen?").
- Op het web luidt de vraag Apply to whole series? ("Toepassen op hele reeks?") (of Stop the whole series? ("Hele reeks stoppen?")), met Just this one ("Alleen deze") en Apply to whole series ("Toepassen op hele reeks") (of Stop the whole series).
Als je voor de hele reeks kiest, worden alle toekomstige afspraken in één keer bijgewerkt.
Elke vergadering automatisch opnemen
In plaats van elke afspraak apart aan te zetten, kun je automatisch opnemen inschakelen zodat Wave deelneemt aan elke vergadering in je agenda met een Zoom-, Google Meet- of Microsoft Teams-link:
- iPhone & Android: tik op het tabblad Calendar rechtsboven op het schuifregelaars-icoon om Recording Settings ("Opname-instellingen") te openen, en zet daarna onder Auto-record ("Automatisch opnemen") Automatically record meetings ("Vergaderingen automatisch opnemen") aan.
- Web: klik op de Calendar-pagina op Calendar settings ("Agenda-instellingen") en zet daarna onder Joining meetings ("Deelnemen aan vergaderingen") Join every meeting automatically ("Automatisch deelnemen aan elke vergadering") aan.
Afspraken zonder ondersteunde link worden overgeslagen. Je kunt nog steeds elke afzonderlijke vergadering uitzetten terwijl automatisch opnemen aanstaat.
Als je automatisch opnemen weer uitzet, worden de geplande opnames geannuleerd. De bevestiging op je telefoon telt ze voor je ("This cancels 3 recordings Wave has scheduled for your upcoming meetings" — "Dit annuleert 3 opnames die Wave had ingepland voor je aankomende vergaderingen"). Voor Google- en Outlook-vergaderingen geldt dat ook voor afspraken die je zelf apart had aangezet, dus zet die daarna opnieuw aan. Apple Calendar-afspraken die je zelf hebt aangezet, blijven gepland staan.
De naam van de bot wijzigen
De bot verschijnt in de deelnemerslijst onder een naam die jij kiest. Stel hem één keer in en hij geldt voor elke vergadering waar Wave vanuit je agenda aan deelneemt: "Deze naam verschijnt wanneer Wave deelneemt aan een vergadering."
- iPhone & Android: tabblad Calendar, schuifregelaars-icoon, Recording Settings, onder Wave in your meetings ("Wave in je vergaderingen"), Name shown in meetings ("Naam getoond in vergaderingen").
- Web: Calendar-pagina, Calendar settings, onder Joining meetings, Name shown in meetings.
Laat je dit leeg, dan neemt de bot deel onder Wave's standaardnaam.
Kiezen hoe de bot eruitziet
Standaard neemt de bot deel met de camera uit, zodat mensen in de vergadering alleen de naam zien en verder niets. Wil je liever iets anders laten zien, dan bepaalt Bot appearance ("Uiterlijk van de bot", "Wat mensen in de vergadering zien wanneer je Wave-bot deelneemt.") wat er op de videotegel van de bot komt:
- None (name only) ("Geen (alleen naam)"): de standaardoptie. Geen video, alleen de naam.
- Een van zes ingebouwde tegels: Wave logo, Wave light, Recording mic ("Opnamemicrofoon"), Taking notes ("Notities maken"), Recording notice ("Opnamemelding") of Discreet dot ("Discrete stip"). Recording notice is een eenvoudige kaart met "dit gesprek wordt opgenomen"; Discreet dot is de meest ingetogen optie die de bot toch een tegel geeft.
- Je eigen afbeelding: tik op Upload an image ("Afbeelding uploaden") en kies een logo, een portretfoto of iets anders. Wave past het aan op de breedbeeldtegel, en jij kiest Fill the frame ("Kader vullen", bijsnijden om te vullen) of Fit with background ("Passend met achtergrond", de hele afbeelding op een bijpassende achtergrond), en vervolgens Use this image ("Deze afbeelding gebruiken").
Waar je dit vindt:
- iPhone & Android: tabblad Calendar, schuifregelaars-icoon, Recording Settings, onder Wave in your meetings, Bot appearance.
- Web: Calendar-pagina, Calendar settings, onder Joining meetings, Bot appearance.
De naam en het uiterlijk worden opgeslagen bij je account, zodat ze vanaf dan voor elke bot gelden, ook bots die je via een link verstuurt. Vergaderingen waarvoor al een bot is ingepland, worden ook bijgewerkt ("Updated for 3 upcoming meetings." — "Bijgewerkt voor 3 aankomende vergaderingen."); een vergadering die op het punt staat te beginnen, behoudt het vorige uiterlijk.
De notities e-mailen zodra de vergadering eindigt
Hetzelfde instellingenscherm heeft twee e-mailschakelaars (Notes by email ("Notities per e-mail") op mobiel, Email op het web):
- Send notes to myself ("Notities naar mezelf sturen"): "Get meeting notes in your inbox." ("Ontvang vergadernotities in je inbox.") Wave mailt je de notities naar je accountadres zodra elke opname klaar is met verwerken. Dit werkt net als Auto-send completed sessions ("Afgeronde sessies automatisch versturen") onder Settings → Auto-share, en geldt ook voor je andere opnames, niet alleen vergaderingen. Staan beide aan, dan krijg je één exemplaar.
- Send notes to all attendees ("Notities naar alle deelnemers sturen"): "Share notes with everyone in the meeting." ("Deel notities met iedereen in de vergadering.") Voor vergaderingen die de Wave-bot vanuit je agenda heeft opgenomen, leest Wave de deelnemerslijst van de afspraak en mailt elke persoon de samenvatting zodra de verwerking klaar is. Zij hebben geen Wave-account nodig. Zie Wave Guests.
De bot volgen tijdens de vergadering
Op iPhone en Android verschijnt onderaan de app een balk zodra een bot actief is, met de naam van de vergadering, de status en een lopende teller. De status toont Joining… ("Bezig met deelnemen…"), In waiting room ("In wachtruimte"), In the meeting ("In de vergadering", deelgenomen, nog niet aan het opnemen), of Recording ("Opnemen"). Tik op de balk voor de Meeting link ("Vergaderlink"), Name in the meeting ("Naam in de vergadering") en Started ("Gestart") tijd.
Tik op Stop om de bot vroegtijdig terug te trekken. Wave vraagt "Stop recording this meeting?" ("Opname van deze vergadering stoppen?") en legt uit: "Wave leaves the meeting. What has been recorded so far is kept." ("Wave verlaat de vergadering. Wat tot nu toe is opgenomen, blijft bewaard.")
Op het tabblad Calendar verandert het label van de vergadering mee: Recording, dan Processing… ("Verwerken…"), dan Notes ready ("Notities klaar"). Tik op Notes ready om de notities te openen.
De bot toelaten
De bot neemt deel op het starttijdstip van de vergadering. Heeft de vergadering een wachtruimte of lobby, laat de bot dan toe zoals elke andere gast; hij verschijnt onder de naam die jij hebt gekozen. Laat niemand hem binnen ongeveer 10 minuten toe, dan geeft hij het op en verlaat hij de vergadering. Hij verlaat de vergadering ook vanzelf wanneer de host hem verwijdert, wanneer de vergadering eindigt, of wanneer iedereen anders vertrokken is, en de opname wordt automatisch verwerkt.
Bij Zoom neemt Wave op met toestemming van de host. Blokkeren de Zoom-instellingen van de host opnames, dan kan de bot wel deelnemen maar niet opnemen.
De desktopapp neemt in plaats daarvan lokaal op
De Wave-desktopapp stuurt geen bots. Die houdt je agenda lokaal in de gaten en toont, twee minuten voordat een afspraak begint, een melding met de naam van de vergadering en een aftelling. Join meeting (& record with Wave) ("Deelnemen aan vergadering (en opnemen met Wave)") opent de link en start de opname op je computer; Record ("Opnemen") start de opname zonder de link te openen; Dismiss ("Sluiten") sluit de melding. More options ("Meer opties") voegt Join without recording ("Deelnemen zonder op te nemen") toe. De melding verdwijnt vanzelf na twee minuten en blijft stil als je al aan het opnemen bent. Om dit uit te zetten, zet je Remind me before calendar meetings start ("Herinner me voordat agendavergaderingen beginnen") uit onder Notifications & reminders ("Meldingen & herinneringen") in de instellingen van de desktopapp.
Er neemt niemand deel aan het gesprek. Zie Wave for Mac, Windows & Linux.
Veelgestelde vragen
Vergaderbots vereisen een actief abonnement. Zonder abonnement blijft het aanzetten van een vergadering niet behouden: op het web verschijnt "An active subscription is required to use meeting bots." ("Voor het gebruik van vergaderbots is een actief abonnement vereist."), en de app zet de schakelaar terug uit met "Couldn't update the recording. Try again." ("Kon de opname niet bijwerken. Probeer het opnieuw."). Je agenda synchroniseren en je afspraken zien is gratis. Zie abonnementen en prijzen.
Laat hem toe zoals je elke andere gast zou toelaten. Doet niemand dat binnen ongeveer 10 minuten, dan vertrekt hij, en toont de vergadering Needs attention ("Vereist aandacht") met de melding "Wave timed out in the waiting room" ("Wave kreeg een time-out in de wachtruimte").
Sommige vergaderingen laten geen externe deelnemers toe: een Google Meet beperkt tot de organisatie van de host, een Teams-vergadering die nog niet open staat voor externe deelnemers, een vergrendelde of volle vergadering, of een Zoom-vergadering die registratie vereist. Wave toont de reden bij de vergadering zodra dit gebeurt. Neem die vergaderingen in plaats daarvan op vanaf je computer met de Wave-desktopapp.
Waarschijnlijk is je agendakoppeling verlopen. Het tabblad Calendar op mobiel toont een banner voor elk account dat niet meer synchroniseert (bijvoorbeeld Google Calendar stopped syncing ("Google Calendar synchroniseert niet meer"), "you@example.com stopped syncing." ("you@example.com synchroniseert niet meer.")) met een knop Reconnect ("Opnieuw verbinden") voor dat account; de desktopapp toont hetzelfde op Home en de Calendar-pagina, en de Calendar-pagina op het web toont een banner met "needs to be reconnected" ("moet opnieuw worden verbonden") en Reconnect. Opnieuw verbinden herstelt de lijst met afspraken. Controleer daarna of de vergaderingen die je apart had aangezet, nog steeds aanstaan.
Nee. De vergaderbot neemt alleen deel aan Zoom, Google Meet en Microsoft Teams. Voor Webex, een telefoonbrug, of elke vergadering waar de bot niet aan kan deelnemen, neem je op vanaf je computer met de Wave-desktopapp, die de gespreksaudio lokaal vastlegt zonder dat er iemand deelneemt.
Nee. De melding op je telefoon vóór een agendavergadering, die vraagt of Wave die moet opnemen, kan niet worden uitgezet. Je bepaalt de opname per afspraak of reeks, of voor alles tegelijk met Automatically record meetings. In de Wave-desktopapp is de melding twee minuten voor de vergadering apart te beheren: zet Remind me before calendar meetings start uit onder Settings → General → Notifications & reminders.
Die staan daar niet. De naam, het uiterlijk, automatisch opnemen en de schakelaars per afspraak worden beheerd vanaf het tabblad Calendar op je telefoon of op app.wave.co, en gelden voor je hele account. De desktopapp neemt zelf de audio van je computer op en stuurt nooit een bot, dus heeft geen bot-instellingen.
Ja. Plak in plaats daarvan de link. Zie elke vergadering via een link opnemen.
Was dit artikel nuttig?
Nog hulp nodig?
Je agenda koppelen
Koppel Google Calendar of Outlook, zodat elke opname de juiste titel, de namen van sprekers en een gastenlijst krijgt, en Wave vergaderingen voor je kan bijwonen.
Elke vergadering opnemen via link
Plak een Zoom-, Google Meet- of Microsoft Teams-link en Wave stuurt een bot naar die vergadering — geen agendakoppeling nodig.