Ultieme gids voor het opnemen van vergaderingen met Wave

Wave kan een vergadering op vier verschillende manieren vastleggen. Welke je kiest, hangt af van drie dingen: of een bot in de deelnemerslijst welkom is, of je zelf wel of niet bij de vergadering aanwezig bent, en op welk platform de vergadering plaatsvindt. Hieronder vind je elke methode en wanneer je die het beste gebruikt.

Eén ding helpt bij alle vier: koppel je agenda. Hoe je ook opneemt, Wave gebruikt de naam van de lopende afspraak om de sessie een titel te geven en de deelnemerslijst om sprekers van naam te voorzien — de bot is maar één van de dingen die een gekoppelde agenda mogelijk maakt.

1. Vergaderbots

Wave stuurt een bot die als zichtbare deelnemer meedoet aan je Zoom-, Google Meet- of Microsoft Teams-gesprek. De bot neemt video en audio op, en na afloop van de vergadering krijg je een afspeelbare opname, transcript en AI-samenvatting. Er zijn twee manieren om er een te sturen.

Vanuit je agenda. Koppel Google of Outlook Calendar op het tabblad Meetings (Calendar in Wave Desktop, Calendar Connections op het web). Je aankomende afspraken verschijnen met een opnameschakelaar per vergadering, of je zet Auto-Record All aan zodat Wave zich bij alles op je agenda voegt. Zie je agenda koppelen en agendavergaderingen opnemen.

Via een link. Plak een Zoom-, Meet- of Teams-URL en Wave stuurt een bot naar die vergadering — geen agenda nodig. Zie elke vergadering via een link opnemen.

In beide gevallen verschijnt de bot onder de naam die je kiest. Stel een standaardnaam in bij Calendar & Bot Settings → Bot Name, of pas deze per vergadering aan wanneer je een bot via een link stuurt.

Het beste voor: vergaderingen waar je zelf niet bij kunt zijn, interviews, trainingssessies, interne gesprekken waar opnemen al gebruikelijk is, en alles waarbij je ook de schermdeling wilt vastleggen.

Het nadeel: iedereen ziet de bot in de deelnemerslijst. Dat is een pluspunt als opnemen al standaardpraktijk is, en een probleem als dat niet zo is.

2. Wave Desktop

Wave Desktop (macOS en Windows) neemt tegelijk je microfoon en de System audio ("systeemgeluid") van je computer op, waardoor beide kanten van elk gesprek dat via je speakers loopt worden vastgelegd — Zoom, Meet, Teams, Slack-huddles, een webinar, een YouTube-video. Er doet niets mee aan de vergadering en niemand krijgt een melding.

Klik op Start recording voordat het gesprek begint en op Stop recording wanneer je klaar bent. Je kunt tijdens de opname Notes toevoegen en een Screenshot maken van alles wat op je scherm staat, en beide worden bij de sessie opgeslagen. Als je een agenda hebt gekoppeld, laat Wave ongeveer twee minuten voor elke afspraak een Upcoming Meeting-melding zien, met een Join Meeting-knop die meteen ook de opname start, zodat je het niet vergeet.

Het beste voor: opnemen zonder dat de vergadering anders aanvoelt, platforms waar Wave's bot niet bij kan, en één-op-één-gesprekken waarbij je zelf aanwezig wilt blijven.

Zie Wave Desktop en audio-instellingen voor desktop.

3. Inbellen via de telefoon

Als de vergadering een inbelnummer heeft, bel je vanuit Wave's Keypad op het tabblad Phone. Het gesprek wordt gevoerd vanaf je geverifieerde nummer of je persoonlijke Wave-nummer, en het hele gesprek wordt opgenomen en getranscribeerd. Zit je al in het gesprek? Met Record an Ongoing Call belt de Wave Phone Bridge je terug, zodat je de twee gesprekken kunt samenvoegen en vanaf dat moment kunt opnemen.

Het beste voor: conferentiebruggen, telefonische interviews op afstand, en elk gesprek dat niet in een browser plaatsvindt.

Zie telefoongesprekken opnemen met Wave.

4. Je telefoon in de ruimte

Voor persoonlijke ontmoetingen open je Wave, tik je op Record, kies je Audio Recording, en leg je je telefoon neer. Wave neemt op via de microfoon van de telefoon en transcribeert wanneer je op Finish ("Voltooien") tikt.

Het beste voor: persoonlijke ontmoetingen, informele gesprekken, en alles wat zich voor je afspeelt.

Belangrijk: omdat er via de microfoon wordt opgenomen, kun je hiermee geen Zoom- of Meet-gesprek vastleggen dat op diezelfde telefoon draait. Stuur voor virtuele vergaderingen een bot of gebruik Wave Desktop. Zie opnemen op je telefoon.

Welke moet je gebruiken?

Welke je ook kiest, het resultaat is hetzelfde: de sessie komt in je bibliotheek terecht, getranscribeerd en samengevat, gesynchroniseerd met elk apparaat waarop je Wave gebruikt, en doorzoekbaar samen met al het andere. Wetgeving rond opnemen verschilt per staat en land — zorg dat je toestemming hebt voordat je opneemt.