Wave Guests
Mail de samenvatting van de vergadering automatisch naar iedereen die op de uitnodiging stond, zodra de opname is verwerkt.
Guests zijn de mensen uit een vergaderingsuitnodiging die de samenvatting per e-mail ontvangen zodra je opname klaar is met verwerken. Je kiest ze uit de deelnemerslijst van de agenda-afspraak — geen adressen kopiëren, geen vervolgbericht schrijven. Guests hebben geen Wave-account nodig.
Wave Guests heeft een gekoppelde Google- of Outlook-agenda nodig, want daar komt de deelnemerslijst vandaan.
Kies guests tijdens het opnemen
Als er nu een agenda-afspraak bezig is, laat Wave de deelnemers zien, zodat je kunt aanvinken wie de notities moet ontvangen.
Start een opname tijdens de vergadering. Tik onder Session tools op het opnamescherm op Guests.
Het scherm Meeting Guests opent met de huidige afspraak bovenaan en de deelnemerslijst eronder — de Organizer ("Organisator") en You ("Jij") zijn gelabeld.
Tik op iedereen die je wilt mailen. "Checked participants will automatically receive an email with the session recording." ("Aangevinkte deelnemers ontvangen automatisch een e-mail met de opname van de sessie.")
Je keuzes worden opgeslagen zodra je tikt, dus je hoeft geen Save-knop te zoeken. Sluit het scherm en blijf opnemen.
Als je geen agenda hebt gekoppeld, zie je No Calendar Connected ("Geen agenda gekoppeld") met een knop Connect Calendar. Als je dat wel hebt, maar er nu niets op je agenda loopt, zie je No Ongoing Meeting ("Geen lopende vergadering").
Guests verschijnen alleen zolang een agenda-afspraak echt bezig is. Overlapt de opname niet met een afspraak, dan is er geen deelnemerslijst om uit te putten.
Mail automatisch iedere deelnemer
Wil je niet elke keer zelf kiezen, zet dan één instelling aan en Wave vult de guestlijst uit de agenda-uitnodiging voor elke vergadering die het opneemt.
Ga naar het tabblad Meetings, open Calendar & Bot Settings, en zet onder Email Notifications de optie Send notes to all attendees ("Notities delen met iedereen in de vergadering") aan.
De instelling geldt per account, niet per vergadering. Ze is van toepassing op vergaderingen die de Wave-bot vanuit je agenda heeft opgenomen — voor opnames die je zelf maakt tijdens een vergadering, en voor bots die je via een link stuurt, vink je de guests handmatig aan zoals hierboven beschreven. Je eigen adres wordt altijd uit de lijst gefilterd voordat de e-mails verstuurd worden, dus je krijgt nooit een guest-kopie van je eigen vergadering.
Wat guests ontvangen
Elke guest krijgt één e-mail van Wave AI Note Taker via support@wave.co, met als onderwerp "Your Name shared: Meeting Title" ("Je naam deelde: Titel van de vergadering"). Deze bevat:
- De AI-samenvatting van de vergadering
- Alle actiepunten die Wave eruit heeft gehaald
- Het volledige transcript, tenzij je Include transcript ("Transcript meesturen") hebt uitgezet bij Settings → Auto-share
Dat is de hele levering. Guests krijgen alleen die ene vergadering en verder niets — geen account, geen login, geen doorlopende toegang tot je bibliotheek. Vraag mensen om support@wave.co op de witte lijst te zetten als de e-mail niet aankomt.
Veelgestelde vragen
Nee. De samenvatting komt binnen als een gewone e-mail die ze overal kunnen lezen.
Wave verwijdert je eigen adres — en eventuele alternatieve e-mailadressen op je account — uit de guestlijst, zodat je nooit als guest van je eigen vergadering wordt gemaild. Wil je elke afgeronde sessie in je inbox krijgen, zet dan Auto-send completed sessions aan bij Settings → Auto-share. Zie je Wave-samenvattingen e-mailen.
Niet via Guests — die lijst komt rechtstreeks uit de agenda-afspraak. Deel de sessie in plaats daarvan direct: zie je Wave-sessies delen en exporteren. In Wave Desktop accepteert Send via email in het deelvenster elk adres dat je intypt.
Guest-e-mails worden één keer verstuurd, zodra de verwerking klaar is, dus stel de lijst in terwijl je nog aan het opnemen bent. Deel de sessie achteraf handmatig om alsnog iemand te bereiken die je gemist hebt.
Wave ziet alleen de deelnemers die de agenda-uitnodiging daadwerkelijk bevat. Een vergadering die je zonder genodigden hebt aangemaakt, of een afspraak die zonder deelnemersgegevens is gesynchroniseerd, toont "No attendees found for this meeting." ("Geen deelnemers gevonden voor deze vergadering.") Controleer of de afspraak guests heeft in Google Calendar of Outlook, en open dan het scherm opnieuw.
Was dit artikel nuttig?
Nog hulp nodig?